يحتاج أحدهم مركبة إلى المطار في التاسعة صباح الغد. فيراسل منسق الأسطول، الذي ينظر في لوحة، ويختار مركبة، ويتصل بسائق. وفي التاسعة، تكون المركبة نفسها قد وُعد بها فريق الموقع أيضًا — أو تكون ما زالت في الورشة.
وبعد الرحلة، لا أحد متأكد من عدد الكيلومترات التي قطعتها ولا من تكلفتها. فالعداد لم يُقرأ، وساعات السائق لم تُحسب، ولا تظهر الرحلة في أي مكان حتى تصل فاتورة الوقود.
أصبحت بروساس تتعامل مع كل رحلة كأمر عمل: طلب، وموافقة، ومركبة وسائق محجوزان، وبداية ونهاية مسجلتان، وتكلفة تُحسب من الرحلة نفسها.
لماذا يصعب ضبط الرحلات
- الحجز المزدوج — يَعِد شخصان بالمركبة نفسها أو بالسائق نفسه في الساعة نفسها
- مركبات لا ينبغي أن تتحرك — مركبة تنتظر إصلاح فراملها تُرسل في مشوار طويل
- كيلومترات مقدّرة — يُقرأ العداد في نهاية الشهر، لا في نهاية الرحلة
- تكلفة مجهولة — وقت السائق واستهلاك المركبة لا يُربطان أبدًا بالرحلة التي استخدمتهما
- رحلات متكررة تُدار بالذاكرة — حافلة الموظفين اليومية تسير بالعادة، فلا يُلاحَظ غياب السائق إلا في السابعة
طلب الرحلة
يرسل الموظف طلب عمل إلى قسم الأسطول ويختار رحلة. ويطلب النموذج:
- من أين وإلى أين
- تاريخ الانطلاق ووقته، وتاريخ العودة ووقتها
- ذهاب وعودة أم ذهاب فقط
- عدد الركاب
- السبب والملاحظات والأولوية
لا يختار مقدّم الطلب المركبة ولا السائق؛ فهذه مهمة مدير الأسطول. وبعد الموافقة، يتحول الطلب إلى أمر عمل رحلة، موعد استحقاقه وقت العودة.
حجز المركبة والسائق
مركبات وسائقون متاحون فقط
حين يحجز مدير الأسطول رحلة، تعرض بروساس المركبات والسائقين المتاحين في تلك الفترة الزمنية بالضبط. فيختار المدير منها، ويصبح التعارض نادرًا.
فحص الحجز
يُفحص كل حجز قبل حفظه:
- المركبة ليست مُباعة ولا خارج الخدمة ولا في الورشة.
- ليس على المركبة أمر إصلاح مفتوح يقول إنها لا تُقاد.
- ليس على المركبة رحلة أخرى محجوزة في وقت متداخل.
- السائق ليس في إجازة، وليس لديه رحلة أخرى في وقت متداخل.
والرحلات المتتالية مسموحة: فالمركبة التي تعود في 12:00 يمكن أن تنطلق مجددًا في 12:00. وإن فشل الفحص، تذكر الرسالة ما يعترض الحجز — مثل: «ABC-123 محجوزة على WO-2610-049، من 08:00 إلى 12:00».
ويُعاد الفحص عند بدء الرحلة، تحسبًا لحجز شخصين في الثانية نفسها أو لدخول المركبة الورشة في هذه الأثناء. ويصل إشعار إلى السائق فور حجزه.
بدء الرحلة وإنهاؤها
قراءة العداد في اللحظة الصحيحة
يضغط السائق — أو مدير الأسطول — على بدء الرحلة ويُدخل قراءة العداد. فتقارنها بروساس بآخر قراءة معروفة للمركبة:
- أقل من آخر قراءة — تُرفض، لأن العداد لا يعود إلى الوراء
- أعلى — تُقبل، ويُسجَّل الفرق على الرحلة كيلومتراتٍ قُطعت دون تسجيل
- فارغة — تُستخدم آخر قراءة
وعند إنهاء الرحلة، يُدخل السائق قراءة النهاية، والوقود إن كان قد تزوّد به. وتصبح قراءة النهاية القراءةَ الجديدة للمركبة فورًا، فتبدأ الرحلة التالية من الرقم الصحيح.
الأوقات الفعلية
إن نسي السائق الضغط على البدء أو الإنهاء، يمكن إدخال وقتَي الانطلاق والعودة الفعليين بدلًا من لحظة الضغط على الزر. ولا يمكن أن يكون الوقت في المستقبل، ويجب أن تكون العودة بعد الانطلاق، ويُدوَّن كل وقت مُصحَّح في السجل الزمني لأمر العمل مع اسم من أدخله.
ما تكلّفه الرحلة فعلًا
لا تُضاف إلى الرحلة بنود تكلفة يدوية؛ فتكلفتها تُحسب من الرحلة نفسها:
تكلفة الرحلة = ساعات القيادة × أجر السائق بالساعة + الكيلومترات × تكلفة الكيلومتر للمركبة
أجر السائق بالساعة هو راتبه مقسومًا على 240 ساعة عمل — القاعدة نفسها المستخدمة للعمالة في كل أمر عمل. أما تكلفة الكيلومتر فتُحدَّد لكل مركبة.
| الجزء | الحساب | التكلفة |
|---|---|---|
| السائق | 3.5 ساعة × 25 للساعة (راتب 6,000 ÷ 240) | 87.50 |
| المركبة | 120 كم × 0.60 للكيلومتر | 72.00 |
| الإجمالي | 159.50 |
ويُحفظ المعدّلان على الرحلة عند انتهائها، فلا تغيّر زيادةُ راتب في الشهر القادم تكلفةَ رحلات الشهر الماضي. ويُحتسب الوقود من عمليات التزوّد بالوقود، فلا يُضاف مرتين.
الرحلات المتكررة: خطط الرحلات
حافلة الموظفين التي تغادر السكن في السابعة من الأحد إلى الخميس لا ينبغي أن تحتاج إلى طلب كل صباح. فـخطة الرحلات تصفها مرة واحدة: الأيام، ووقت الانطلاق، والمدة، ومن أين وإلى أين، والمركبة والسائق المعتادان.
ثم تُنشئ بروساس أمر عمل رحلة لكل يوم، قبل سبعة أيام افتراضيًا:
- إن كانت المركبة والسائق المعتادان متاحين، تُحجز الرحلة تلقائيًا.
- وإن لم يكونا — الحافلة في الورشة، أو السائق في إجازة — تُنشأ الرحلة دون حجز، ويُنبَّه مديرو الأسطول لاختيار مركبة أو سائق آخر.
ويُبلَّغ السائق مرة واحدة حين تُسمّيه الخطة، لا كل يوم. ولا يمكن لخطتين نشطتين أن تتشاركا المركبة نفسها أو السائق نفسه في أوقات متداخلة؛ إذ ترفض بروساس الحفظ وتذكر الخطة الأخرى. وإيقاف الخطة مؤقتًا أو تعديلها لا يغيّر إلا الرحلات القادمة.
لا رحلة منسية
الرحلة التي لم تُحجز بعد قبل 24 ساعة من انطلاقها ترسل تذكيرًا إلى مديري الأسطول، بإشعار وبريد إلكتروني. وإن لم يحجزها أحد ومرّ وقت عودتها، تلغيها بروساس تلقائيًا وتدوّن السبب في السجل الزمني، فلا تظهر أبدًا كعمل متأخر.
وحين تُغلق الرحلة، تُضاف إلى سجل رحلات المركبة، وتشملها تقارير الأسطول — الكيلومترات والوقود وإحصاءات السائقين وتكلفة الرحلات. وكل رحلة تمر الآن بأمر عمل، فوراء كل كيلومتر حجزٌ وسائق وتكلفة.
كيف تبدأ
- حدّد تكلفة الكيلومتر لكل مركبة.
- تأكد من أن لكل سائق راتبًا في سجله الوظيفي، حتى لا تكون تكلفة السائق صفرًا.
- حدّث عداد كل مركبة بقراءة فعلية واحدة.
- حوّل رحلاتك اليومية إلى خطط رحلات مع مركبتها وسائقها المعتادين.
- اطلب من الموظفين طلب الرحلات عبر قسم الأسطول، لا بالرسائل.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع السائقون تسجيل العداد بأنفسهم؟
نعم. يستطيع سائق الرحلة بدءها وإنهاءها من حسابه. ويستطيع مدير الأسطول القيام بذلك عن السائقين الذين لا يملكون حسابًا.
هل تغيّر الرحلة حالة المركبة؟
لا. تبقى المركبة نشطة، وفحص الحجز هو ما يمنع استخدامها مرتين.
ماذا يحدث إن تأخرت الرحلة؟
موعد استحقاق الرحلة هو وقت عودتها. فإن مرّ ولم تنتهِ الرحلة، تظهر متأخرة — أي بعبارة بسيطة: المركبة لم تعد بعد.
هل ما زال بإمكاننا تسجيل رحلة يدويًا؟
لا. أصبحت كل رحلة أمر عمل رحلة، فلكل واحدة حجز وقراءة عداد وتكلفة. أما الرحلات المسجلة يدويًا قبل هذا التغيير فما زالت تظهر.
كل كيلومتر محسوب
مع بروساس، تبدأ الرحلة طلبًا، وتحصل على مركبة وسائق متاحين فعلًا، وتسجّل كيلومتراتها في اللحظة الصحيحة، وتُغلق بتكلفة مبنية على ساعات فعلية ومسافة فعلية. حافلة الموظفين تحجز نفسها، والرحلة المنسية تُكتشف قبل أن تفوت، وتقرير الرحلات يطابق أخيرًا ما حدث على الطريق.
